CRM-система під ключ: власна розробка чи готова платформа — чесне порівняння 2026

Кожного разу, коли власник компанії каже «нам не підходить CRM», він має на увазі зовсім інше: «ми платимо за функції, якими не користуємось, і не можемо зробити те, що реально потрібно». Саме тут починається вибір між готовою платформою та CRM-системою, побудованою під ваш бізнес-процес.

Це не переказ маркетингових буклетів, а інженерний розбір: з чого складається справжня вартість на горизонті трьох років, де готова система тихо з’їдає гроші й за яких умов власна розробка окуплюється. Ми робимо CRM понад сім років, тому чесно показуємо і випадки, коли своє рішення вам не потрібне.

Чому «CRM не підходить»: три типові сценарії

Перш ніж обирати рішення, назвіть причину болю. У 90 % проєктів, із якими до нас приходять, це один із трьох сценаріїв.

Сценарій 1. Процес ширший за воронку. Менеджер фіксує заявку, технік виїжджає на об’єкт, готується кошторис, далі узгодження, передоплата, монтаж, акт. У коробковій CRM з цього живуть два етапи, решта існує в Excel і в переписці в месенджері.

Сценарій 2. Інтеграція, якої не існує. Система не знає, що цей клієнт уже є в обліковій програмі, а склад уже списав позиції з кошторису. Кожен такий місток між системами у готовій платформі — це або дорого, або неможливо, або й поготів.

Сценарій 3. Звітність, яку збирають вручну. Керівнику потрібен маржинальний дохід на менеджера, а не «кількість угод». Це розрахунок із чотирьох джерел даних, і в готовій CRM він закінчується експортом у таблицю.

Що ви насправді купуєте разом із готовою CRM

Підписка — лише перший рядок у бюджеті. Ось повна структура витрат, яку ми бачимо в аудитах.

Стаття витрат	Готова CRM (підписка)	Власна CRM
Старт	0–5 000 ₴	від 180 000 ₴
Ліцензії за 3 роки	150–600 ₴ × користувач × 36 міс.	хостинг 1 500–4 000 ₴/міс
Нестандартна інтеграція	від 20 000 ₴ за одну, іноді неможлива	входить у розробку
Доробка під процес	залежить від дорожньої карти вендора	будь-яка, у межах команди
Зміна цін вендором	ризик високий	під вашим контролем
Дані та експорт	ліміти API, обмеження вивантаження	повний доступ
Швидкодія	залежить від навантаження вендора	оптимізована під ваші сценарії

Найважливіший рядок — другий. Простий приклад: 25 менеджерів по 400 ₴ на місяць дають 120 000 ₴ на рік і 360 000 ₴ за три роки. Ця сума росте з кожним новим працівником, навіть якщо той заходить у систему раз на тиждень.

Коли готове рішення — правильний вибір

Ми свідомо починаємо з цього, бо чесність продає гірше за правду. Обирайте SaaS-CRM, якщо:

• у вас до 10 менеджерів і типовий процес «лід → угода → рахунок»;
• запуститися треба цього тижня, а не через квартал;
• потрібні інтеграції (пошта, телефонія, месенджери, 1С, Shopify) вже є в платформі;
• у команді немає людини, яка зможе бути внутрішнім власником продукту;
• вартість підписки менша за зарплату двох менеджерів, тобто ризик фінансово невідчутний.

У таких випадках наша порада клієнтам звучить прямо: візьміть Bitrix24, KeyCRM або воронку в Notion, інвестуйте в налаштування й регламент, а до власної розробки поверніться через два-три роки, коли виростете.

З чого складається власна CRM

Власна CRM — це не «великий сайт», а чотири шари. Ми узгоджуємо їх на старті, щоб клієнт розумів, за що платить.

1. Дані та довідники

Структура, яка відображає ваші реальні сутності: не «компанія / контакт / угода», а «об’єкт, тендер, кошторис, акт, гарантійний термін», якщо ви в монтажі. Помилка тут найдорожча, бо зміна схеми через пів року — це повторна міграція.

2. Бізнес-логіка та воронки

Етапи, правила переходу, розрахунок маржі, ліміти знижок, узгодження. Раді цього й затівається власна розробка: ваш процес стає кодом, а не компромісом із чужим інтерфейсом.

3. Інтеграції

Телефонія, пошта, месенджери, 1С/BAS, служби доставки, платіжні системи, склад, виробнича логістика. У нашій практиці найдорожчими є саме ці зв’язки: CRM і 1С, які перестають потребувати ручного переносу позицій.

4. Рольова модель і звітність

Те, що бачить менеджер, те — керівник, те — бухгалтерія. І дашборди з реальними грошима, а не з «кількістю активностей».

Бюджет і терміни: прозорий розрахунок

Оцінки для типового проєкту DEXA: сервісний або виробничий бізнес, 15–30 менеджерів, складна логіка узгоджень.

Етап	Термін	Бюджет
Аналітика процесу, ТЗ, прототип	2–3 тижні	25 000–35 000 ₴
MVP: довідники, воронка, ролі, одна інтеграція	8–10 тижнів	від 180 000 ₴
Промислова версія: усі інтеграції, звітність	+6–8 тижнів	+90 000–150 000 ₴
Супровід, хостинг, розвиток	постійно	8 000–20 000 ₴/міс

Разом за перший рік: 300 000–390 000 ₴. Другий і третій роки — лише супровід і розвиток, 100 000–240 000 ₴ на рік. Тому для команди від 20 людей рік, коли власне рішення стає дешевшим за підписку з доробками, зазвичай припадає на 14–20 місяць експлуатації.

Міграція: як не втратити історію клієнта

Найстрашніша частина для замовника — перенесення даних. Ми робимо це в чотири кроки й ніколи не кажемо «просто експортуйте все в CSV»:

1. Аудит поточної бази. Дублі, «мертві» контакти, поля, які ніхто не заповнював. Мігрувати сміття — означало б подорожчати проєкт без користі.
2. Карта полів. Сопоставлення з новою схемою, явні правила для порожніх значень і конфліктів.
3. Прогон на копії. Повне перенесення в тестовий контур, звірка сум і кількостей, підписаний акт.
4. Паралельний період. Дві-чотири тижні обидві системи працюють, команду навчають, показники порівнюють. Лише після цього стара CRM переходить у режим читання.

Підсумок: як вчинити у вашому випадку

Замовляйте власну CRM, якщо процес — це те, чим ви відрізняєтесь від конкурентів. Монтаж, сервіс, виробництво, тендери, складна передоплата: саме процес робить вам гроші, і система, яка точно його відтворює, окупається швидше за будь-які підписки.

Якщо ви щойно вийшли з таблиць і месенджерів — почніть з готового рішення. Ми допоможемо з налаштуванням і гігієною даних, щоб за рік ви свідомо перейшли на власну розробку.

DEXA робить CRM від 180 000 ₴ з першою робочою версією за 8–12 тижнів: аналітика процесу, рольова модель, воронки, інтеграції з 1С і телефонією, звітність із маржинальністю та супровід після запуску. Деталі — на сторінці розробка CRM-систем, приклади — у портфоліо, пакети й вартість — на сторінці цін. Суміжні теми: автоматизація бізнес-процесів та AI в автоматизації.

Хочете розрахунок саме під свою ситуацію — напишіть, якими системами користуєтесь сьогодні і скільки людей у відділі продажів. Протягом 24 годин повернемося з порівнянням «готове проти власного» на три роки саме для вашого випадку.