CRM: своя разработка или готовая платформа в 2026

Каждый раз, когда владелец компании говорит «нам не подходит CRM», он имеет в виду другое: «мы платим за функции, которыми не пользуемся, и не можем сделать то, что реально нужно». Именно здесь начинается выбор между готовым продуктом и CRM-системой, собранной под ваш бизнес-процесс.

Это не пересказ маркетинговых буклетов, а инженерный разбор: из чего складывается стоимость на горизонте трёх лет, где готовая система тихо съедает деньги и при каких условиях собственная разработка окупается. Мы делаем CRM больше семи лет, поэтому честно показываем и случаи, когда своё решение вам не нужно.

Почему «CRM не подходит»: три типовых сценария

Прежде чем выбирать решение, назовите причину боли. В 90 % проектов, с которыми к нам приходят, это один из трёх сценариев.

Сценарий 1. Процесс шире воронки. Менеджер фиксирует заявку, техник выезжает на объект, готовится смета, далее согласование, предоплата, монтаж, акт. В коробочной CRM из этого живут два этапа, остальное существует в Excel и в переписке в мессенджере.

Сценарий 2. Интеграция, которой не существует. Система не знает, что этот клиент уже есть в учётной программе, а склад уже списал позиции из сметы. Каждый такой мост между системами в готовой платформе — это либо дорого, либо невозможно, либо и то и другое вместе.

Сценарий 3. Отчётность, которую собирают руками. Руководителю нужен маржинальный доход на менеджера, а не «количество сделок». Это расчёт из четырёх источников данных, и в готовой CRM он заканчивается экспортом в таблицу.

Что вы на самом деле покупаете вместе с готовой CRM

Подписка — только первая строка в бюджете. Вот полная структура затрат, которую мы видим в аудитах.

Статья затрат	Готовая CRM (подписка)	Собственная CRM
Старт	0–5 000 ₴	от 150 000 ₴ (~$3,614)
Лицензии за 3 года	150–600 ₴ × пользователь × 36 мес.	хостинг 1 500–4 000 ₴/мес
Нестандартная интеграция	от 10 000 ₴ (~$241) за одну, иногда невозможна	входит в разработку
Доработка под процесс	зависит от дорожной карты вендора	любая, в пределах команды
Изменение цен вендором	риск высокий	под вашим контролем
Данные и экспорт	лимиты API, ограничения выгрузки	полный доступ
Производительность	зависит от нагрузки вендора	оптимизирована под ваши сценарии

Самая важная строка — вторая. Простой пример: 25 менеджеров по 400 ₴ в месяц дают 120 000 ₴ за год и 360 000 ₴ за три года. Сумма растёт с каждым новым сотрудником, даже если тот заходит в систему раз в неделю.

Когда готовое решение — правильный выбор

Мы намеренно начинаем с этого, потому что честность продаёт хуже правды. Берите SaaS-CRM, если:

• у вас до 10 менеджеров и типовой процесс «лид → сделка → счёт»;
• запуститься нужно на этой неделе, а не через квартал;
• нужные интеграции (почта, телефония, мессенджеры, 1С, Shopify) в платформе уже есть;
• в команде нет человека, который сможет быть внутренним владельцем продукта;
• стоимость подписки меньше зарплаты двух менеджеров, то есть финансово неощутима.

В таких случаях наш совет клиентам звучит прямо: возьмите Bitrix24, KeyCRM или воронку в Notion, вложитесь в настройку и регламент, а к собственной разработке вернитесь через два-три года, когда вырастете.

Из чего состоит собственная CRM

Собственная CRM — это не «большой сайт», а четыре слоя. Мы согласуем их на старте, чтобы клиент понимал, за что платит.

1. Данные и справочники

Структура, которая отражает ваши реальные сущности: не «компания / контакт / сделка», а «объект, тендер, смета, акт, гарантийный срок», если вы в монтаже. Ошибка здесь самая дорогая, потому что смена схемы через полгода — это повторная миграция.

2. Бизнес-логика и воронки

Этапы, правила перехода, расчёт маржи, лимиты скидок, согласования. Ради этого и затевается собственная разработка: ваш процесс становится кодом, а не компромиссом с чужим интерфейсом.

3. Интеграции

Телефония, почта, мессенджеры, 1С/BAS, службы доставки, платёжные системы, склад, производственная логистика. В нашей практике дороже всего обходятся именно эти связи: CRM и 1С, которые перестают требовать ручного переноса позиций.

4. Ролевая модель и отчётность

То, что видит менеджер, то — руководитель, то — бухгалтерия. И дашборды с реальными деньгами, а не с «количеством активностей».

Бюджет и сроки: прозрачный расчёт

Оценки для типового проекта DEXA: сервисный или производственный бизнес, 15–30 менеджеров, сложная логика согласований.

Этап	Срок	Бюджет
Аналитика процесса, ТЗ, прототип	2–3 недели	25 000–35 000 ₴
MVP: справочники, воронка, роли, одна интеграция	8–10 недель	от 150 000 ₴ (~$3,614)
Промышленная версия: все интеграции, отчётность	+6–8 недель	+90 000–150 000 ₴
Сопровождение, хостинг, развитие	постоянно	8 000–20 000 ₴/мес

Итого за первый год: 300 000–390 000 ₴. Второй и третий годы — только сопровождение и развитие, 100 000–240 000 ₴ в год. Поэтому для команды от 20 человек перелом, когда своё решение становится дешевле подписки с доработками, обычно приходится на 14–20 месяцев эксплуатации.

Миграция: как не потерять историю клиента

Самая страшная часть для заказчика — перенос данных. Мы делаем это в четыре шага и никогда не говорим «просто экспортируйте всё в CSV»:

1. Аудит текущей базы. Дубли, «мёртвые» контакты, поля, которые никто не заполнял. Мигрировать мусор — значит удорожить проект без пользы.
2. Карта полей. Сопоставление с новой схемой, явные правила для пустых значений и конфликтов.
3. Прогон на копии. Полное перенесение в тестовый контур, сверка сумм и количеств, подписанный акт.
4. Параллельный период. Две-четыре недели обе системы работают, команду обучают, показатели сравнивают. Только после этого старая CRM переходит в режим чтения.

Итог: как поступить в вашем случае

Заказывайте собственную CRM, если процесс — это то, чем вы отличаетесь от конкурентов. Монтаж, сервис, производство, тендеры, сложная предоплата: именно процесс приносит вам деньги, и система, которая точно его воспроизводит, окупается быстрее любых подписок.

Если вы только вышли из таблиц и мессенджеров — начните с готового решения. Мы поможем с настройкой и гигиеной данных, чтобы через год вы осознанно перешли на собственную разработку.

DEXA делает CRM от 150 000 ₴ (~$3,614) с первой рабочей версией за 8–12 недель: аналитика процесса, ролевая модель, воронки, интеграции с 1С и телефонией, отчётность с маржинальностью и сопровождение после запуска. Детали — на странице разработка CRM-систем, примеры — в портфолио, пакеты и стоимость — на странице цен. Смежные темы: автоматизация бизнес-процессов, AI в автоматизации и CRM для автосервиса: когда готовой системы мало.

Нужен расчёт под вашу ситуацию — напишите, какими системами пользуетесь сегодня и сколько человек в отделе продаж. В течение 24 часов вернёмся со сравнением «готовое против собственного» на три года именно для вашего случая.