Розробка сайту в бухобліку: договір, рахунок, акт
Які документи залишаються після розробки сайту, що писати в договорі, як виглядає оплата етапами в обліку, КВЕД, код ДК і питання до вашого бухгалтера.
Коротка відповідь: з боку замовника розробка сайту — це чотири документи: договір із переліком робіт, рахунок на оплату, акт наданих послуг і, якщо виконавець платник ПДВ, податкова накладна. Дальше два питання вирішує ваш бухгалтер: на які рахунки віднести витрату і чи капіталізувати сайт як нематеріальний актив. Остаточну відповідь дає ваша облікова політика, тому ми в цій статті не вигадуємо проводки — нижче те, що залежить від замовника й виконавця: склад документів, етапи оплати, КВЕД, доступи. Ціни з реєстру: візитка від 29 000 ₴ (~$699), корпоративний Лайт від 55 000 ₴ (~$1,325), підтримка від 3 000 ₴ (~$72)/міс на місяць.
Головне за 30 секунд
Базовий набір документів: договір, рахунок, акт. Без переліку робіт у договорі акт важко прийняти.
Оплата етапами означає кілька актів у різних звітних періодах: 50/50 у Лайті, 30/40/30 далі.
КВЕД стосується виконавця: клас 62.01 «Компʼютерне програмування». Код ДК 021:2015 потрібен замовнику в публічній закупівлі.
ФОП на єдиному податку бухгалтерський облік не веде: є Книга обліку доходів, а питання проводки стосується ТОВ.
На який рахунок віднести витрату й чи капіталізувати сайт — рішення вашої облікової політики.
Доступи (домен, хостинг, адмінка) — частина здачі: без них через рік сайт стане чужим.
Які документи мають залишитися після розробки сайту
| Документ | Навіщо він | Хто готує | На що перевіряти |
|---|---|---|---|
| Договір | підстава для оплати й вимог | виконавець | перелік робіт, сума, строки, гарантія, доступи |
| Технічне завдання або кошторис як додаток | що саме входить у роботу | спільно | сторінки, блоки, інтеграції, мови |
| Рахунок | підстава для безготівкової оплати | виконавець | реквізити, сума, період, назва послуги |
| Акт наданих послуг | підтвердження, що роботи прийняті | виконавець, підписуєте ви | склад і період, перелік етапів |
| Податкова накладна | податковий кредит з ПДВ | виконавець, якщо він платник ПДВ | наявність загалом: якщо виконавець на єдиному податку, її не буде |
| Акт передачі доступів | домен, хостинг, адмінка, ключі | виконавець | логіни, власник домену, доступ до панелі |
Два документи, які замовники часто не вимагають і потім шкодують: кошторис як додаток до договору та акт передачі доступів. Перший захищає від «а це не входило», другий — від ситуації, коли сайт є, а керує ним інша людина.
Договір: що в ньому має бути написано
Формулювання «предмет: розробка сайту» не захищає нікого. У договорі мають бути рядки, за якими можна перевірити результат:
- Перелік сторінок і блоків. Кількість і назви: головна, три послуги, приклади, контакти, форма з такими-то полями.
- Інтеграції окремим списком. CRM, оплата, бот, адмінка, калькулятор. Те, чого немає в списку, потім вважається додатковою роботою.
- Сума й графік платежів. Наприклад 50/50 у Лайті або 30/40/30 у Стандарті, з датами етапів.
- Строк і що вважається здачею. Дата, критерій: доступні сторінки, працююча форма, передані доступи.
- Гарантія. Гарантія 30 днів, для корпоративного сайту — 60 у Стандарті та 90 у Преміумі: що входить у неї і як подати претензію.
- Права й доступи. Хто власник домену, хостингу, коду, графічних матеріалів; коли передаються доступи.
- Зміни. Як додається послуга чи сторінка, якою ціною: за годину від 1 700 ₴ (~$41)/год або окремим кошторисом.
Оплата етапами: як це виглядає в бухгалтерському обліку
Розробка оплачується частинами, і це впливає на документи більше, ніж на ціну.
| Схема | Платежі | Акти | Що це означає для періодів |
|---|---|---|---|
| Лайт: 50/50 | старт і здача | два | витрата ділиться на два місяці |
| Стандарт: 30/40/30 | старт, демо, здача | три | три підтверджуючі документи в різних періодах |
| Підтримка: щомісяця | один на місяць | один щомісяця | регулярна витрата, як оренда чи звʼязок |
Практична деталь: акт по етапах корисний обидвом сторонам. Замовник бачить, за що заплатив, і не приймає все одразу в кінці; виконавець має підтвердження етапу, після якого відкривається наступний платіж. Якщо актів по етапах немає, через пів року доводиться відновлювати, що саме було зроблено на першому платежі.
КВЕД і код ДК: що потрапляє в документи
Два класифікатори плутають, тому коротко:
- КВЕД — вид діяльності виконавця. Сайтами й програмуванням у КВЕД-2010 займається клас 62.01 «Компʼютерне програмування»; він покриває розробку, тестування й технічну підтримку. Код записаний у ЄДР, перевіряється по витягу за назвою чи ЄДРПОУ/РНОКПП.
- Код ДК 021:2015 — предмет закупівлі. Його ставить замовник, коли купує за публічні кошти, і бере він з оголошення закупівлі, а не з договорів приватних клієнтів.
- З 1 січня 2027 року КВЕД-2010 поступається місцем новій класифікації NACE 2.1-UA. У договорах на 2027 рік закладайте обидва коди.
Для приватного замовника КВЕД виконавця — питання ретельності, а не дійсності договору: відсутність потрібного класу договір не псує, але великі компанії й тендерні служби іноді вимагають збігу кодів. Детальний розбір з офіційними джерелами — у матеріалі про код ДК і КВЕД для розробки й обслуговування сайту.
Проводки: чому ми не називаємо пару рахунків
Питання «Дт-Кт на розробку сайту» має дві відповіді, і обидві законні:
- Витрата періоду. Послуга зафіксована в акті й іде у витрати того місяця, коли етап закритий. Так роблять найчастіше: сайт — послуга, а не окремий майновий обʼєкт.
- Нематеріальний актив. Якщо витрати відповідають критеріям капіталізації за вашою обліковою політикою, сайт може ставатися на баланс і амортизуватися. Це інша відповідь на ту саму операцію.
Виберіть одне з бухгалтером до першої оплати, щоб потім не перекладати документи між періодами. Те саме стосується ПДВ: чи є виконавець платником, чи включається сума в податковий кредит — залежить від його системи оподаткування й вашого статусу. ФОП на єдиному податку бухгалтерський облік не веде взагалі: там Книга обліку доходів, і питання проводки його не стосується.
Підтримка, домен і хостинг: окремі витрати кожного року
Після здачі зʼявляються регулярні платежі, і їх планують заздалегідь, бо вони повторюються.
| Що | Як часто | Орієнтир із реєстру | Первинний документ |
|---|---|---|---|
| Технічна підтримка | щомісяця | від 3 000 ₴ (~$72)/міс | рахунок і акт за місяць |
| Робота поза планом | за потребу | від 1 700 ₴ (~$41)/год за годину | акт із переліком задач |
| Прискорення й технічні правки | разово | від 10 000 ₴ (~$241) | договір або замовлення в плані |
| Хостинг і домен | щороку або щомісяця | рахунок провайдера | рахунок і підтвердження оплати |
| Онлайн-чат | щомісяця | від 390 ₴ (~$9)/міс | рахунок сервісу |
Хостинг і домен варто оформлювати на свою організацію, навіть якщо їх налаштовує виконавець. Це дешевше за повернення доступів через рік і прибирає ризик, що домен опиниться на чужих даних.
Передоплата й повернення: як захиститися
- Передоплата нормальна, якщо в договорі є етап і критерій. Платіж привʼязаний до початку робіт або до демо, а не до «абстрактного старту».
- Повернення описується до оплати. Що стається, якщо замовник зупиняє роботу після етапу: скільки сплачено, що передається (макети, доступи, частина коду).
- Гарантія — це безоплатне виправлення дефектів. Зміни, які вийшли за межі тарифу, коштують окремо: це чесно з обох боків.
- Претензії подаються письмово, з датами. Формулювання «не влаштовує швидкість» без виміру ні до чого не призводить; скріншот PageSpeed і перелік сторінок — приймаються.
Що зробити за тиждень до оплати
Надішліть проєкт бухгалтеру: договір, кошторис, графік платежів — не суму, а структуру.
Домовтеся, куди відноситься витрата: витрати періоду чи нематеріальний актив.
Перевірте виконавця за витягом з ЄДР: статус, дата реєстрації, КВЕДи.
Уточніть статус ПДВ виконавця, щоб знати, чи буде податкова накладна.
Попросіть акт по етапах, а не один фінальний.
Зафіксуйте передачу доступів окремим рядком здачі: домен, хостинг, адмінка, ключі.
Що ця стаття лишає вашому бухгалтеру
Конкретну проводку визначає облікова політика вашої організації.
Податкові наслідки (група єдиного податку, ПДВ, ліміти) тлумачить фахівець або гаряча лінія ДПС.
Перелік робіт і етапи живуть у договорі: переписка їх не замінює.
Публічні закупівлі мають свої вимоги до коду ДК, документів і порядку приймання.
Як ми оформлюємо роботу з боку документів
- Сайт-візитка · Лайт (1 сторінка, індивідуальний макет) — від 29 000 ₴ (~$699) · 2–3 тижні (Детальніше про послугу)
Договір із переліком сторінок, інтеграцій і мов, кошторис окремим додатком, оплата етапами 30/40/30 (у Лайті 50/50), акти по кожному етапу, гарантія 30 днів, для корпоративного сайту 60 у Стандарті та 90 у Преміумі. Домен і хостинг реєструються на вас, доступи передаємо актом у день здачі.
Питання, які ставлять власники й бухгалтери
Чи можна прийняти сайт без акта?
Можна, але потім важко довести період і склад послуг. Акт — це ваш захист у двох напрямках: перед податковою і перед виконавцем, якщо через місяць зʼявиться питання «а це входило чи ні».
Чи потрібен код ДК у договорі з приватною студією?
Ні. Код ДК потрібен у публічній закупівлі, і його ставить замовник з оголошення. У договорі між двома приватними компаніями він зайвий, якщо тільки одна сторона не веде внутрішню класифікацію закупівель.
Чи можна оплатити сайт готівкою чи з особистої картки?
Для обліку витрати краще проходити безготівково з розрахункового рахунку. Оплата з особистої картки робітника створює питання про підзвітні суми й не завжди приймається як витрата бізнесу.
Як враховувати сайт, який зробили частинами в різні роки?
Описується в обліковій політиці: витрати періоду закриваються в тому місяці, коли підписаний акт по етапу. Якщо сайт капіталізується, важлива дата введення в використання, і її теж фіксують актом здачі.
Чи впливає КВЕД виконавця на мою витрату?
На вашу витрату ні. Замовнику перевіряти КВЕД виконавця має сенс у двох випадках: велика компанія з вимогою збігу кодів і тендерні процедури.
Що робити з підтримкою сайту: це окремий договір?
Зазвичай окремий документ або додаток із регулярним платежем: акт за місяць, у ньому перелік робіт. Якщо правки разові, вони йдуть поза планом за годинною ставкою, і це теж фіксується актом.
Якщо потрібні цифри для кошторису, порахуйте їх у конструкторі брифу: сума, склад і строк формуються з реєстру, а далі переносяться в договір. Перелік послуг із цінами зіставлений на сторінці цін, а про те, як не втратити доступи й позиції після зміни підрядника, — у матеріалі про підтримку сайту.
корпоративний · Лайт від 55 000 ₴ (~$1,325) · корпоративний · Стандарт від 89 000 ₴ (~$2,145) · корпоративний · Преміум від 145 000 ₴ (~$3,494)
Потрібне таке саме рішення для вашого бізнесу?
Сайт компанії з авторським дизайном і анімаціями: послуги, кейси, команда, мови й адмінка. Структуру будуємо під запити клієнтів у Google.
- Від 5 сторінок: послуги, кейси, команда, ціни
- Лайт — індивідуальний макет без складних анімацій
- Стандарт — авторський дизайн, GSAP, дві мови, адмінка
Отримайте безкоштовний аудит сайту за 48 годин
Швидкість, SEO, конверсія — звіт на 12 сторінок із пріоритезованим планом поліпшень. Без зобовʼязань і спаму: ми покажемо, що виправити, навіть якщо ви не станете нашим клієнтом.
